77.会議について

会議のあり方について話をします。

 

まず、時間に関してですが、

・5分前集合

・終了予定時間厳守

が当たり前です。だらだらと開始時間が遅れる会議はうまく行きません。また、次の予定があるわけですから終了予定時間を守ることも当然です。逆にいうと、予め想定した時間内で必ず結論を出すという強い意志の下で会議は行われなかればなりません。

 

次に、会議には必ず目的があります。

・何かを決議しないといけない会議

・何かを知らしめないといけない会議

・何かアイデアを抽出しないといけない会議

など、いろいろあります。会議を開催するときに、このどれにあたるかをきちんと整理しておく必要があります。「決議事項」、「連絡・報告事項」、「相談事項」などに議題を予め分類しておくのがよいと思います。

 

会議できちんと結果を出すためには、事前の準備が必要です。

・主催者は目的と話す内容を十分に理解しておく

・要点を絞った資料を用意する(逆に、要領を得ない資料を大量に配布しない)

・項目ごとに区切って、要点を絞って説明する

・質問を想定して、回答を考えておく

要は、「でたとこ勝負」の会議ではダメです。頭の中を整理して臨む必要があります。

 

また、会議のやり方も大事です。

・出席者を絞る

・「だいたい」「思う」などの曖昧な発言を許さない

・他部門の話にも意見を言う

・メリハリをつけてだらだらと続けない

ビシッとした運営が必要です。

 

次のような会議は失敗です。

・出席者の準備不足、数も多い

・誰も他部門の話に口を出さない

・主催者がしばしば「結論は後日」と延ばす

・会議終了後、何をしたらよいかわからない

・会議終了後、やる気より疲労感が残る

こういう会議にならないためには、事前に準備をしっかり行って、時間厳守で、目的にあった会議運営を行って、最後に

・決まったことを確認する

・A/Iを明確にして確認する

ことが大事です。

 

参考にして成果のある会議を行って下さい。